Biznes z Japończykami – zwyczaje, zachowanie, negocjacje

Japonia z jej niezwykle zróżnicowaną konkurencyjną gospodarką i PKB sięgającym 5 tryliardów dolarów amerykańskich (2020) stwarza olbrzymie szanse dla polskich przedsiębiorców. Szczególnie dynamicznie rozwija się przemysł samochodowy, maszynowy i elektroniczny. Skuteczne negocjacje biznesowe z Japończykami wymagają jednak przygotowania – konieczne będzie wcześniejsze poznanie japońskiej etykiety i kultury biznesowej.

Specyfika japońskiego stylu zarządzania

Chcesz podpisać kontrakt z Japończykami? Uzbrój się w  cierpliwość!

Mówi się, że początki bywają zawsze trudne. To powiedzenie może być szczególnie prawdziwe w odniesieniu do współpracy biznesowej z japońskimi kontrahentami. W wielu przypadkach przedsiębiorcy, którzy decydują się ten krok, wyrażają irytację z powodu długiego oczekiwania na odpowiedź, na przykład akceptację oferty. Mogą wręcz myśleć, że są  przez partnerów zwodzeni. W rzeczywistości w Kraju Kwitnącej Wiśni w wielu firmach proces decyzyjny może być bardzo wydłużony – powinniśmy być na to przygotowani. Pierwszym krokiem na drodze do zdobycia japońskiego kontraktu jest właśnie cierpliwość.  Aby lepiej zrozumieć specyfikę japońskiego stylu rządzenia, warto poznać dwa pojęcia: „system ringi” i „nemawashi”.

System ringi – ringi seido (稟議制度) – kolektywny sposób podejmowania decyzji

Wydłużony proces podejmowania decyzji często wynika z faktu, że jego elementem jest tzw. system ringi ( 稟議制度), który stanowi podstawę komunikacji w japońskich przedsiębiorstwach. To sposób kolektywnego podejmowania decyzji, polegający na tym, że zanim zostaną one wdrożone, są konsultowane na każdym szczeblu: zarówno w kręgu szeregowych współpracowników z wydziału, jak i podczas spotkań departamentu czy zarządu firmy. Oczywiście, poważnym minusem tej formy podejmowania decyzji jest jej czasochłonność. Japońscy przedsiębiorcy i menadżerowie często argumentują, że tak naprawdę oszczędność czasu przy decyzjach podejmowanych przez wąskie grono jest jedynie pozorna – już po podpisaniu kontraktu może okazać się, że wynikające z tego faktu zmiany budzą opór lub istnieją poważne przesłanki uniemożliwiające ich realizację, których kierownictwo nie dostrzegło.

System ringi sprawia, że pracownicy bez względu na pozycję w hierarchii nie są zaskakiwani nagłymi i niezrozumiałymi decyzjami, a tym samym, mogą lepiej rozumieć sposób funkcjonowania firmy i utożsamiać się z jej misją. Ten sposób decydowania sprawia jednak, że kontrahenci muszą czekać na odpowiedź znacznie dłużej niż ma to miejsce w krajach europejskich. Warto mieć tego świadomość wcześniej i rozpocząć negocjacje dysponując odpowiednim zapasem czasu.

Nemawashi (根回し) – „kładzenie podwalin”

Nemawashi (根回し) to pojęcie, które pierwotnie wiązało się z ogrodnictwem.Wywodzi się od słów:  根 (ne, korzeń) i  回す (mawasu, okrążać). Dosłownie oznacza kopanie dookoła korzeni drzewa, co w późniejszym czasie ma ułatwić przesadzenie go. W japońskiej kulturze biznesowej ten termin zyskał znaczenie metaforyczne: tak określa się nieformalny proces prowadzenia dyskretnych rozmów, które mają na celu wywnioskowanie, co współpracownicy mogą sądzić o proponowanej zmianie i przygotowanie fundamentów przed oficjalnym złożeniem propozycji. Zwykle odbywa się to w sytuacjach nieformalnych, na przykład spotkań przy sake po godzinach pracy. Nemawashi (根回し) to jeden z tych terminów, których przetłumaczenie nastręcza pewnych trudności. Niekiedy stosowane jest „kładzenie podwalin”, jednak to wyrażenie nie przekazuje wszystkich konotacji zrozumiałych dla japońskiego odbiorcy, które składają się na pejoratywny wydźwięk.

Budowanie długoterminowych relacji

Podobnie jak w innych krajach azjatyckich, kluczową rolę w Japonii odgrywają nie tyle zapisy kontraktów, co osobiste relacje. Podstawą udanej współpracy biznesowej jest zdobycie zaufania, co także wymaga czasu i zaangażowania, może jednak zaowocować wspólnymi projektami realizowanymi przez wiele lat. Z tego powodu do negocjacji warto się dobrze przygotować zdobywając pogłębioną wiedzę o firmie, a także udostępnić jej pracownikom możliwie jak najwięcej materiałów (na przykład w formie katalogów i broszur) dotyczących naszej działalności. Jest to odbierane jako forma szacunku.

Nawiązując kontakt z japońskimi kontrahentami musimy mieć świadomość, że niektórych spraw mogą nie chcieć oni omawiać przez telefon, w mailach czy podczas telekonferencji. Mimo iż jest to kraj przodujący w wielu dziedzinach technologii, dominuje przekonanie, że finalizacja  umowy powinna być poprzedzona rozmowami twarzą w twarz.

Pozycja pracownika w japońskiej firmie

Kultura pracy w japońskich firmach nastawiona jest na takie wartości jak długoterminowość, lojalność i honor. Przedsiębiorstwa funkcjonują w oparciu o powiązania osobiste i rodzinne oraz hierarchiczność. Stąd też wynika pozycja zatrudnionych w nich pracowników. Z reguły zakłada się, że osoba, która rozpoczyna pracę w danej firmie, będzie związana z nią do emerytury. Rzadko stosowane są umowy krótkoterminowe. Z tego powodu tak ważna jest integracja zespołu i wspólne spędzanie czasu po godzinach. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, gdy pracownik nie spełnia pokładanych w nim nadziei. W takim przypadku zamiast oficjalnego wypowiedzenia otrzymuje on prośbę o odejście, która odwołuje się do jego honoru.

Niepisanym wymogiem w japońskich przedsiębiorstwach jest udział w spotkaniach firmowych i towarzyskich po godzinach pracy, który służy wzmacnianiu relacji. W wielu firmach do zwyczaju należą wspólne wyjścia na szklaneczkę sake ze współpracownikami. Oczywiście, udział w nich nie jest obowiązkowy. Teoretycznie można nie przyjmować zaproszeń, w praktyce jednak jest to niemile widziane. Jeżeli pracownik regularnie odmawia udziału w spotkaniach ze współpracownikami bez wyraźnego powodu, może go to narazić na ostracyzm, co automatycznie przełoży się na gorszą pozycję w firmie.

Wpasowanie się w ideał pracownika z reguły jest trudne do pogodzenia z tradycyjnymi rolami przypisanymi kobiecie w japońskim społeczeństwie. W ostatnich latach postrzeganie tych ról jednak dynamicznie się zmienia, młode Japonki są znakomicie wykształcone i coraz częściej zatrudniane jako white-collars workers (pracownicy biurowi) i na stanowiskach kierowniczych.

Etykieta w biznesie

Planując podróż służbową do Japonii, pamiętajmy o tym, że jest to kraj, gdzie przywiązuje się dużą wagę do tradycyjnej etykiety, która znacząco różni się od naszej. Aby dobrze wypaść w oczach partnerów biznesowych i ustrzec się wstydliwych wpadek warto poznać japońskie zwyczaje, w szczególności dotyczące witania się, wymiany wizytówek i prezentów, właściwego ubioru czy zachowania przy stole.

Powitanie i wymiana wizytówek

Już podczas pierwszego spotkania z japońskimi kontrahentami powinniśmy okazać szacunek dla japońskiej kultury. Bardzo ważne jest odpowiednie powitanie. Pamiętajmy o tym, że inicjowanie uścisku dłoni może zostać odebrane jako niewłaściwe – Japończycy unikają kontaktu fizycznego w trakcie oficjalnych spotkań. Zamiast tego powinniśmy jako pierwsi lekko pochylić głowę. Ukłon jest jednym z najważniejszych gestów japońskim społeczeństwie, towarzyszy także pożegnaniom, prośbom, przeprosinom czy wyrazom szacunku. Istnieją różne rodzaje ukłonów, przy spotkaniu biznesowym wystarczy niezbyt mocny. Oczywiście młodsi Japończycy podróżują i mają dużą wiedzę o zachodniej kulturze, dlatego możemy spodziewać się, że na dalszym etapie spotkania sami podadzą nam rękę.

Powitaniom często towarzyszy wymiana wizytówek, która w Japonii urosła do rangi rytuału. Jako pierwsza powinna zdecydować się na to osoba o najwyższej pozycji w hierarchii. Jako goście nie powinniśmy „wyrywać się” do rozdawania wizytówek, poczekajmy, aż zrobi to przedstawiciel japońskiej delegacji. Pamiętajmy o tym, że wizytówki podaje się oburącz, a po ich otrzymaniu należy je obejrzeć i odnieść się z szacunkiem do ich treści – traktowane są jako reprezentacja danej osoby.

Wręczanie podarunków jest mile widziane, lecz nieobligatoryjne. Na pewno miłym gestem będzie przywiezienie drobnych upominków z Polski. Powinny być to rzeczy dobrej jakości, niekoniecznie drogie. Japończycy zwracają przy tym uwagę na estetyczne zapakowanie prezentów – niekiedy opakowanie jest ważniejsze od samej zawartości.

Ubiór

Na spotkania biznesowe z Japończykami warto zakładać elegancki strój o klasycznym kroju. W japońskich korporacjach panuje duża uniformizacja i chęć wyróżnienia się ubiorem nie jest mile widziana. Nie warto ryzykować wybierając zbyt luźne lub krzykliwe ubranie. Dobrze sprawdzi się klasyczny garnitur lub garsonka.

Zachowanie przy stole

Jeżeli zostaniemy zaproszeni na obiad, pamiętajmy o tym, że przy stole obowiązuje określona hierarchia. W związku z tym nie powinniśmy siadać jako pierwsi ani sami wybierać sobie miejsca. Poczekajmy, aż wskaże nam je gospodarz. Zwykle najważniejsza osoba (na przykład senior lub osoba na kierowniczym stanowisku) siedzi u szczytu stołu, a najważniejsi współpracownicy blisko niego. Dalej siedzą osoby o niższej randze. Oczywiście, nie chodzi o to, byśmy czekali jak na komendę na pozwolenie, by usiąść – po prostu nie śpieszmy się, obserwujmy dyskretnie gospodarza i zwracajmy uwagę na to, co sygnalizuje.  Podczas posiłku zaskakujący może wydawać się fakt, że siorbanie w Japonii jest uznawane za wyraz uznania dla kucharza. Powinniśmy liczyć się z koniecznością używania pałeczek. Jeżeli spotkanie odbywa się w restauracji, zwyczajowo rachunek powinien pokrywać gospodarz, choć zawsze dobrze widziane jest wyrażenie chęci zapłaty. Należy też być gotowym na taką ewentualność, by uniknąć niemiłych niespodzianek.

Japończycy – podejście do czasu i prywatności

Japończycy są społeczeństwem o orientacji długookresowej, co oznacza, że przy planowaniu kolejnych kroków w biznesie mają przed oczami przede wszystkim długofalowe cele. Wielu badaczy podkreśla, że to właśnie ta cecha przyczyniła się do dynamicznego rozwoju dalekowschodnich gospodarek. Ten sposób myślenia może być jednak nieco kłopotliwy dla zagranicznych partnerów, którzy mogą być zirytowani powolnym tempem podejmowania decyzji i brakiem natychmiastowych odpowiedzi na oferty.

W Japonii sfera prywatna i zawodowa nie są tak ściśle rozdzielone, jak ma to miejsce w Europie. Podczas gdy u nas relacje towarzyskie w miejscu pracy czasami kształtują się naturalnie, w konsekwencji czasu spędzanego razem w firmie, w Japonii są celem samym w sobie – z tego powodu tak dużą wagę przykłada się do spotkań po godzinach pracy.  Także partnerzy biznesowi muszą być postrzegani jako osoby, którym warto zaufać. Z tego powodu Japończycy nie naciskają zwykle na szybkie finalizowanie ryzykownej transakcji, na której mogliby się gwałtownie wzbogacić – zamiast tego preferują stabilność i spokojne dążenie w wyznaczonym kierunku.

Negocjacje i budowanie konsensusu

Do negocjacji z Japończykami należy dobrze się przygotować, zgłębiając wiedzę o kulturze, jak i firmie kontrahenta. Jeżeli jesteśmy stroną inicjującą kontakt, to my powinniśmy pomyśleć o zatrudnieniu tłumacza. Choć japońscy menedżerowie często w jakimś stopniu potrafią porozumiewać się w języku angielskim, to w wielu firmach wcale nie jest to oczywistością. W dodatku utrudnieniem może być specyficzny akcent. Japonia zaliczana jest do kultur „wysokiego kontekstu” – co oznacza, rozmówcy często wypowiadają się w sposób zawoalowany, przy pomocy różnego rodzaju aluzji – to dodatkowo może przyczynić się do nieporozumień. Aby nie przekreślać szans na dalszą współpracę w przyszłości, Japończycy mogą nie powiedzieć wprost odrzuceniu propozycji, lecz jedynie poczynić delikatne aluzje. Budowanie konsensu z Japończykami może być mozolne i długotrwałe, jednak kiedy już damy się poznać i zdobędziemy zaufanie – zaowocuje to pomyślną współpracą na lata.