Biuro Tłumaczeń 123 Sp. z o.o. biuro@123tlumacz.com +48 888 500 123 Certyfikat Jakości: PN-EN ISO 9001:2009
Ekspresowe tłumaczenia przysięgłe, techniczne i specjalistyczne
Zadzwoń do nas:+48 888 500 123

Tłumaczenia językowe w drodze przetargów publicznych

Jak wygrać przetarg na tłumaczenia

Jak przygotować się do przetargu na tłumaczenie?

Kto i dlaczego ogłasza przetarg na tłumaczenia, a raczej „świadczenie kompleksowych usług tłumaczeniowych”? Kto może do takiego przetargu przystąpić? Jakie warunki należy spełnić i jak należycie przygotować się do udziału w tego rodzaju przedsięwzięciu? Poniżej znajdziecie artykuł, w którym opiszemy procedurę przygotowania oraz wyboru zleceniodawców a także odpowiemy na kilka najistotniejszych pytań.

Po pierwsze – czytaj uważnie

Każdy, gdy zobaczy interesujący go przetarg, od razu ma ochotę zgłosić swoją ofertę. Jednak, aby samemu nieświadomie nie wpakować się w kłopoty, należy najpierw bardzo dokładnie zapoznać się z treścią przetargu, a w szczególności SIWZ (specyfikacją istotnych warunków zamówienia). W dokumencie tym znajdziemy wszystkie wytyczne, które musi spełnić biuro tłumaczeń lub tłumacz składający ofertę, m.in.:
  • Termin wykonania zlecenia (w tym dni, w których należy tłumaczyć. Należy zwracać uwagę czy zleceniodawca oczekuje pracy również w dni ustawowo wolne, np. święta i weekendy).
  • Długość trwania umowy (należy upewnić się, że na pewno będziemy w stanie zagwarantować kompleksową obsługę tłumaczeniową, w czasie, którego wymaga zleceniodawca. Najczęściej przetargi podpisywane są na rok, ale nie jest to obowiązującą regułą).
  • Rodzaj tłumaczenia (ustne, pisemne, zwykłe, uwierzytelnione. Należy skrupulatnie sprawdzić dostępność i dyspozycyjność poszczególnych tłumaczy).
  • Gwarancja na tłumaczenie (punkt dosyć ryzykowny dla tłumacza czy biura tłumaczeń. Niejednokrotnie zleceniodawca wymaga nawet 6 miesięcy gwarancji na wykonaną usługę, a w przypadku jakichkolwiek reklamacji w tym czasie, może on ubiegać się o zwrot lub obniżenie kosztów).
  • Formaty plików (należy upewnić się czy jesteśmy w stanie zagwarantować zleceniodawcy tłumaczenie w formacie, który jest przez niego wymagany).
  • Szczegóły dotyczące zakwaterowania i transportu (należy dokładnie sprawdzić kto i w jakich sytuacjach jest odpowiedzialny za pokrycie kosztów transportu oraz zakwaterowania tłumacza, np. w miejscu, w którym odbywa się konferencja).
  • Wysokość wadium.

Skoro już o wadium mowa…

Wadium jest to określona kwota pieniężna wpłacana zazwyczaj przy przetargach czy licytacjach. To rodzaj zabezpieczenia, który ma dać zleceniodawcy gwarancję wypełnienia warunków umowy. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów nie ma jednej określonej kwoty. Może ona być różna w zależności od formy przetargu, rodzaju instytucji czy samego zlecenia. W związku z tym, że przetargi na tłumaczenia rzadko osiągają tak wysokie ceny, często organizatorzy rezygnują z pobierania wadium od oferentów. Jednak, jeśli zdecydują oni inaczej, niezależnie od wartości zamówienia mogą oni zażądać określonej kwoty, która nie może być wyższa niż 3% szacunkowej wartości netto zamówienia. Po zakończeniu przetargu wadium jest zwracane do firm, które oferowały swoje usługi, jednak ich oferta została odrzucona. W przypadku, jeśli firma wygrała przetarg, ale nie zdecyduje się ona realizować zlecenia, traci ona prawo do odzyskania wadium. Czasem jednak mniejsze straty przyniesie nieodzyskanie tej kwoty, niż decyzja na przyjęcie przetargu jeśli dane przedsiębiorstwo wie, iż nie jest w stanie wykonać usługi tak, jak zostało to określone w zamówieniu.

Jakie warunki musi spełniać zleceniobiorca?

To punkt, który sprawia najwięcej trudności. Często w treści zlecenia nie precyzuje się, jaki język będzie wymagany po wygraniu przetargu. Niejednokrotnie znajdziemy informację, że przetarg dotyczy „świadczenia kompleksowych usług tłumaczeniowych”. Jest to spore wyzwanie, zarówno dla tłumaczy, jak i dla biur tłumaczeń. Bo skąd osoba oferująca swoje usługi ma mieć pewność, że będzie w stanie na sto procent zagwarantować język, bądź rodzaj tłumaczenia, którego potrzebuje dana firma? Dodatkowo, ogłaszając przetarg, dane przedsiębiorstwo wymaga dostarczenia dokumentów potwierdzających wykonanie podobnych zleceń. Może ono zażądać dostarczenia dokumentacji lub referencji, poświadczających wykonane tłumaczenia w danych parach językowych, w danej dziedzinie, dla określonych klientów, w danym okresie czasu, wymaganej długości itp. Tak naprawdę tylko od firmy ogłaszającej przetarg zależą wymagania postawione w tym punkcie. Należy być bardzo precyzyjnym, ponieważ niejednokrotnie firmy podające w swojej dokumentacji liczbę „kilku” lub „kilkunastu” podobnych wykonanych zleceń lub z dziedzin pokrewnych (np. firma poszukująca tłumacza poprosiła o dokumenty poświadczające przekłady z kardiologii, a zleceniobiorca podał listę wykonanych zleceń z dziedziny medycyny) zostały odrzucane z powodu niedoprecyzowania szczegółów.

Skąd wziąć referencje i dokumenty potwierdzające nasze doświadczenie?

Jeśli do przetargu startuje tłumacz, jako osoba, która będzie wykonawcą zlecenie dostarcza on swoje dyplomy, zaświadczenia czy dokumentacje poświadczające wykonanie wcześniej zleceń, jakich oczekuje klient. Jak wygląda sprawa w przypadku biur tłumaczeń? Czy mogą one posłużyć się dyplomami i certyfikatami tłumaczy, z którymi współpracują? Jest to kwestia, która wzbudza wiele kontrowersji i dyskusji. Z jednej strony biuro nie ma innego wyjścia, ponieważ to tłumacze będą w rzeczywistości wykonywać zlecenie. Jednak z drugiej tłumacze często obawiają się sytuacji, w której ich dane posłużą do wygrania przetargu, ale to nie oni finalnie będą realizować zlecenie. Cóż więc zrobić?  Wszystko zależy od warunków na jakich przebiega współpraca pomiędzy biurem i tłumaczami. Jeśli tłumacz jest freelancerem z pewnością nieuniknione będzie podpisanie stosownego porozumienia. Można w nim zawrzeć warunki, na jakich tłumacz zgadza się na wykorzystanie jego danych i doświadczenia podczas składania oferty, np. przy zastrzeżeniu, że jeśli biuro wygra, to właśnie jemu zostanie zlecona realizacja. Niektórzy tłumacze, którzy stale współpracują z danym  biurem zgadzają się również na wykorzystanie swoich dyplomów nie wymagając potwierdzenia, że to oni będą wykonywać tłumaczenie. Z prawnego punktu widzenia, jeśli tłumacze nie mają nic przeciwko, biuro może posłużyć się ich referencjami czy certyfikatami i dyplomami, np. tłumacza przysięgłego.

A może konsorcjum?

Konsorcjum to organizacja, która zrzesza kilka podmiotów gospodarczych na czas wykonania danego zlecenia. Taka forma współpracy najczęściej jest stosowana właśnie w przypadku przetargów. W przypadku przetargów na tłumaczenia, konsorcjum może być zawierane pomiędzy:
  • biurami tłumaczeń
  • biurem tłumaczeń i tłumaczem lub tłumaczami
  • tłumaczami

Nie jest określona liczba podmiotów, które mogą zdecydować się na konsorcjum. Można je stworzyć tylko z dwóch biur tłumaczeń, a można z kilku. Należy jednak pamiętać, aby jasno określić obowiązki każdego z członków konsorcjum.

Niejednokrotnie jeden podmiot nie jest w stanie sprostać wszystkim stawianym wymaganiom. W takim wypadku konsorcjum jest najlepszym wyjściem, gdyż pozwala na:

  • zsumowanie doświadczania obu podmiotów, dzięki czemu będą one spełniać wszystkie założenia przetargu zawarte w SIWZ.
  • złożenie jednego wspólnego wadium, co jest szczególnie pomocne jeśli zleceniodawca wymaga gwarancji bankowych czy ubezpieczeniowych

Obowiązkiem jednostek wchodzących w konsorcjum jest wyznaczenie jednego wspólnego pełnomocnika, który będzie je reprezentował przed zleceniodawcą (złoży dokumentację, będzie udzielał wszelkich koniecznych informacji). Może nim zostać zarówno osoba trzecia, np. kancelaria prawnicza lub reprezentant któregoś z biur, wybrany na tzw. lidera. Trzeba pamiętać, że tzw. negatywne warunki udziału w postępowaniu (niekaralność, niezaleganie z podatkami itp.) każdy z podmiotów musi spełniać indywidualnie. Istotna jest również informacja, że w wypadku wygrania przetargu przez konsorcjum osoba zlecająca może zażądać podpisania i przedłożenia umowy regulującej współpracę między danymi podmiotami gospodarczymi.

Co decyduje o wygranej?

Powszechnie uważa się, że kluczowym elementem, decydującym o końcowym wyniku przetargu jest cena. Niestety w tym stwierdzeniu jest wiele prawdy. Niejednokrotnie zdarza się, iż pozostałe czynniki brane pod uwagę przy ocenie mają mniejszą wartość procentową w ocenie końcowej lub też są one tak sformułowane, iż wszystkie podmioty startujące w przedsięwzięciu spełnią je na takim samym poziomie. Przykładem takich wymagań mogą  być:

  • termin płatności, gdzie za 60-dniowy termin podmiot otrzymuje maksymalną ilość punktów, a za 7-dniowy – minimalną. Jasnym więc jest, ze każdy kto składa ofertę założy najdłuższy termin płatności, otrzymując tym samym taką samą ilość punktów.
  • doświadczenie oferenta – za jedno podobne wykonane zlecenie podmiot otrzyma najmniejszą liczbę punktów, a za 15 potwierdzonych realizacji wymaganych tłumaczeń, największą.

Znowu więc, pomimo iż w przetargu bierze się pod uwagę trzy kryteria oceny, najważniejszą rolę odgrywa cena. Trzeba jednak pamiętać, iż nie może ona być nieadekwatna do rzeczywistego kosztu wykonania usługi, gdyż w takim przypadku oferta może zostać odrzucona z powodu „rażąco niskiej ceny”. Krajowa Izba Odwoławcza definiuje ją jako ponad 30-procentową różnicę pomiędzy badaną ofertą, a ofertą z drugą w kolejności ceną.

Istotne szczegóły

Tak jak w przypadku wszystkich umów, tak i tutaj należy zwracać uwagę na najmniejsze nawet szczegóły, pamiętając o tym, iż mogą one zaważyć na końcowej decyzji. Warto sprawdzać ile punktów przyznaje się za tłumaczenia w poszczególnych kierunkach. Zdarza się, że, np. doświadczenie w tłumaczeniach z polskiego na angielski lub ceny tej usługi, są wyżej punktowane niż przekład wykonywany w drugą stronę. Poza tym zleceniodawca może wymagać tłumacza nie tylko z doświadczeniem, ale również będącego native speakerem danego języka, nawet ze zwróceniem uwagi na jego odmianę i zastrzec sobie, np. że ma być to rodzimy użytkownik brytyjskiego angielskiego. Jeśli ma być to specjalista od tłumaczeń ustnych warto sprecyzować co ogłaszający przetarg rozumie poprzez „odpowiedni strój” podczas konferencji, tak aby później nie okazało się, iż zleceniodawca obniża koszt wynagrodzenia, gdyż pracownik nie spełnił jego wymagań. A jakie haczyki czekają na nas w przypadku tłumaczeń pisemnych? Przede wszystkim liczba znaków ze spacjami, które są rozumiane jako jedna strona rozliczeniowa. Jest to niezwykle istotne, aby podawać cenę w zależności od tego czy strona ma liczyć 1500, 1600, 1800 czy też inną ilość znaków.

Przede wszystkim porządek w dokumentacji

Jeśli chcesz kiedyś brać udział w przetargu już dziś skrupulatnie kompletuj wszystkie dokumenty potwierdzające wykonywane przez Ciebie zlecenia tłumaczeniowe oraz referencje, które otrzymujesz od klientów. W zależności od rodzaju przetargu zleceniodawca może wymagać od oferenta:

  • Listy tłumaczy, którzy będą zaangażowani w realizację projektu (z wyszczególnieniem ilu ma ich być w poszczególnych grupach językowych)
  • Wykazania kwalifikacji zawodowych i doświadczenia tłumaczy, którzy będą dokonywać tłumaczeń (mogą to być: dyplomy ukończenia studiów, oświadczenie wykonawcy, że dana osoba swobodnie posługuje się wymaganą terminologią w danym języku, świadectwo wydane przez Ministra Sprawiedliwości potwierdzające uprawnienia do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego itp.)
  • Wykazu sprecyzowanych usług, które zostały wykonane w przeciągu ostatnich 2- 3 lat, lub jeśli biuro działa krócej, od początku prowadzenia działalności, pasujących do przedmiotu przetargu
  • Pełnej dokumentacji i zaświadczeń usług wpisanych w wykazie usług
  • Referencji i protokołów odbioru wykonanych usług (niejednokrotnie mogą mieć kluczowy wpływ na wynik przetargu, gdyż stanowią, np. 20% końcowej oceny)
  • Oświadczenia o posiadaniu niekwalifikowanego certyfikatu, który zapewnia szyfrowanie poczty elektronicznej (szczególnie ważne, jeśli wykonywane tłumaczenie nie jest przysięgłe i jest wysyłane tylko drogą elektroniczną)
  • Dokumentacji potwierdzającej wykonanie tłumaczenia dla wydawnictw z numerem ISSN (International Standard Serial Number) lub ISBN (International Standard Book Number).
Czasem zleceniodawca wymaga podania trzech lub więcej projektów pokrywających się z rodzajem przekładów, których dotyczy przetarg. Jeśli już dziś zadbasz o odpowiednią archiwizację wszystkich danych start w przetargu będzie dla Ciebie tylko formalnością. Pamiętaj o dokładnym sprawdzaniu wszystkich szczegółów a na pewno każdy przetarg zakończy się sukcesem.