Japonia staje się coraz bardziej poszukiwaną lokalizacją dla nowych firm. Jest to cel podróży służbowych, jak również tworzenia partnerstw pomiędzy firmami o ugruntowanej pozycji na rynku oraz nawiązywania relacji z firmami z tętniącej życiem japońskiej sceny startupowej. Japonia posiada jednak bardzo specyficzny sposób traktowania interakcji społecznych i biznesowych. To odmienne podejście może być często zaskakujące i mylące dla tych, którzy nie są przygotowani do standardów panujących w tym kraju. O czym warto wiedzieć przed rozmową z japońskimi przedsiębiorcami?
W tym artykule dowiesz się:
Mentalność
Japońscy ludzie biznesu zwracają dużą uwagę na wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe. Negocjacje zazwyczaj przebiegają w atmosferze głębokiej powagi. Aby odnieść sukces, należy opisać, w jaki sposób nasz produkt może zwiększyć dobrobyt i reputację japońskich partnerów. Decyzje podejmowane są tylko w obrębie grupy. Obcokrajowcy muszą uzyskać akceptację grupy, zanim będą mogli mieć wpływ na proces decyzyjny. Japończycy wolą umowy ustne od pisemnych i nie powinni być naciskani do podpisywania dokumentów. Niezbędna jest współpraca. Ze względu na współczesną konkurencję biznesową w Azji, stara koncepcja „nieśpiesznego” japońskiego procesu negocjacji nie ma już zastosowania. Decyzje podejmowane są szybko i sprawnie.
Uprzejmości
Ukłon może być sposobem na przywitanie się z kimś. Może służyć również jako przeproszenie lub nawet poproszenie o przysługę. Ten prosty gest może bardzo pomóc zachodniemu przedsiębiorcy w nawiązaniu kontaktu z potencjalnym japońskim klientem. Głębokość ukłonu zależy od statusu partnera. Kłaniając się osobie o wyższym statusie, należy zrobić to nieco niżej niż ta osoba. W ten sposób okazuje się jej szacunek.
Nigdy nie należy zwracać się do swojego japońskiego partnera biznesowego po imieniu. Zawsze Należy używać tytułu „Pan” lub „Pani”, lub dodać do jego nazwisko frazę „san”. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której sam partner biznesowy poprosi o zwracanie się do niego po imieniu.
Jak rozmawiać?
W Japonii powszechne jest zadawanie bardzo osobistych pytań dotyczących pensji, wykształcenia czy też spraw rodzinnych. Odpowiadając na zadane pytanie słowami „może lub prawdopodobnie ” w japońskich realiach oznacza odpowiedź „na tak”. Zwrot taki jak „zastanowię się nad tym” jest natomiast odczytywane jako odmowa.
Podczas rozmowy warto pytań swoich japońskich partnerów biznesowych o ich rodzinę. Wskazanymi tematami jest również historia kraju, a także japońska gościnność i tradycja. Należy jednak pamiętać, że każde wypowiedziane słowo zostanie potraktowane dosłownie. Dlatego też należy unikać potocznej mowy i sarkazmów, które są dość popularne w zachodniej kulturze.
Mowa ciała
Nie należy chwytać ręki gospodarza przy pierwszym spotkaniu i mocno nią potrząsać – wielu Japończyków rzadko podaje rękę i może czuć się na tyle niezręcznie, że nie chce się z nim spotkać ponownie. Nie należy również mocno gestykulować rękoma ani klepać Japończyka po plecach lub ramieniu. Źle odbierane jest także wygłaszanie obraźliwych uwag na temat innych osób, nawet jeśli jest to bezpośrednia konkurencja. Warto pamiętać również o tym, że śmiech w podczas rozmów biznesowych w Japonii uznawany jest za oznakę zakłopotania lub niepokoju, a nie rozbawienia.
Spotkania
Męski biznesowy dress code obejmuje ciemne garnitury lub marynarki z białą koszulą oraz stonowanym krawatem noszone od października do kwietnia. W okresie od maja do końca września należy nosić szary garnitur. Niewskazanym zestawem jest jednak czarny garnitur z białą koszulą i czarnym krawatem, ponieważ taki strój jest uznawany za żałobny. Zasady kobiecego ubioru są podobne do męskiego (obowiązują te same sezonowe kolory) z tą różnicą, że mogą one wybrać jeszcze pomiędzy spodniami a dłuższymi spódnicami.
Japończycy uważają spóźnianie, jako wyraz braku szacunku, dlatego też na spotkanie z nimi należy stawić się punktualnie. Rozmowa biznesowa nie zacznie się bez tradycyjnej wymiany wizytówek. Warto pamiętać, aby wizytówka firmy była przetłumaczona na język japoński i wydrukowana była w obu językach. Wizytówkę wręcza się obiema rękami i stroną japońską do góry. Po otrzymaniu wizytówki japońskiej strony należy dokładnie ją obejrzeć a dopiero potem odłożyć na stół.
Ważnym elementem spotkań biznesowych w Japonii jest wzajemne wręczanie sobie drobnych prezentów. Zanim jednak przyjmie się prezent, należy grzecznie odmówić dwa razy, a dopiero potem go ostatecznie przyjąć. Warto pamiętać, że prezenty otwiera się na osobności, a nie przy gościach. Dobrymi pomysłami na prezenty są zagraniczne, prestiżowe markowe przedmioty, mrożone steki, zestawy długopisów i ołówków lub zwykłe pamiątkowe zdjęcie. Złymi prezentami natomiast są białe kwiaty, a także wszelkie produkty w liczbie 4 i 9 (liczby te uważane są za pechowe).