Środowisko negocjatorów niejednokrotnie zwykło mawiać, że rozmowy z Chińczykami niewiele się różnią od wojny. Nie chodzi tutaj o konflikt interesów, wrogie nastawienie, groźby czy używanie broni, a o inteligencję przywódczą, taktykę i rozpoznanie. Dodając do tego przekonanie, że „ludzie Zachodu” są przez Chińczyków postrzegani jako łatwowierni i naiwni, rodzi nam się obraz starcia z doskonale zorganizowaną armią argumentów i forteli. Jak prowadzić negocjacje biznesowe z Chińczykami, by wyjść ze starcia zwycięsko i w pokojowych relacjach?
W tym artykule dowiesz się:
Rozpoznanie to połowa sukcesu
Przystępując na miejsce spotkania, musisz być absolutnie pewnym tego, z kim masz do czynienia. Nie wystarczy znajomość nazwy firmy, profilu działalności czy największych sukcesów – kontrahent musi być skrupulatnie wybadany w każdym możliwym aspekcie. Nie zdziw się, że delegacja chińska może dzwonić po Twoich konkurentach czy kontrahentach i wypytywać o współpracę z Tobą; mało tego – rób dokładnie to samo. Warto też zapytać przyszłych partnerów biznesowych o reprezentację, z którą przyjdzie Ci podjąć rozmowę – dzięki temu będziesz w stanie przewidzieć, kto będzie mieć najważniejszą rolę po stronie chińskiej. Pamiętaj, że dla wielu Chińczyków o wiele ważniejsze jest prawo zwyczajowe niż powszechnie obowiązujące paragrafy, dlatego zamiast żonglerki kodeksami przygotuj się z zakresu rytuałów i zwyczajów danego regionu.
Poza wybadaniem sytuacji u przeciwnika, koniecznie zrewiduj swoje zasoby, możliwości, obietnice do spełnienia oraz ustępstwa, na jakie możesz sobie pozwolić. Twardo określ te stanowiska, których nie możesz spełnić, a każdą odmowę logicznie i spójnie uargumentuj, by nie dać się zaskoczyć. Warto też zabrać ze sobą „kartę przetargową”, której Chińczycy nie będą mogli się oprzeć; swoisty as w rękawie powinieneś ujawnić już na wstępie rozmów, by zyskać przewagę nad rozmówcą. Jeżeli nie znasz chińskiego w lokalnym dialekcie, koniecznie zabierz ze sobą tłumacza – bez niego jakakolwiek rozmowa skazana będzie na porażkę.
Na rozmowy nigdy w pojedynkę
Podczas spotkania biznesowego w żadnym wypadku nie spotkasz się z jednoosobowym przedstawicielstwem firmy; zawsze są to delegacje składające się z kilku osób. Im wyższa stawka, tym większa reprezentacja, niekiedy licząca sobie nawet 8 do 10 osób. Jest to swoista demonstracja siły, której absolutnie nie możesz ulec ani Ty, ani Twoi współpracownicy – w końcu rozmowy prowadzić będziesz tylko z przedstawicielem delegacji chińskiej, a nie z panią Jiao od spraw kadrowych czy panem Hao od marketingu. Pamiętaj też, że nawet najszersza delegacja nie ma po stronie chińskiej mandatu na samowolne podjęcie decyzji – ostateczna akceptacja zapadnie w kuluarach, których z pewnością nawet nie zobaczysz na oczy. Na ten komfort niestety nie może sobie pozwolić Twoje przedstawicielstwo; nie możesz co chwila dzwonić do centrali i pytać, czy na konkretne ustępstwo można się zgodzić, czy lepiej negocjować.
Jak powinieneś zbudować swoją delegację? Najlepiej, gdy będziesz w niej Ty, osoba z kierownictwa lub zarządu posiadająca umocowanie do zawierania wiążących decyzji, tłumacz przysięgły oraz przynajmniej jeden obserwator. Twoją rolą jest nadzorowanie przebiegu spotkania po swojej stronie oraz prowadzenie głównych rozmów, osoba decyzyjna musi stwarzać pozory niedostępności, dystansu, trochę na zasadzie „cappo di tutti cappi”, tłumacz wykonuje wyłącznie swoje translacyjne zadania, a obserwator zwraca uwagę na to, która osoba po stronie chińskiej ma mniejsze lub większe znaczenie. Czasami też warto zabrać prawnika znającego lokalne prawo zwyczajowe, by nie dać się wmanewrować w pułapkę – tych z pewnością będzie sporo, bo Chińczycy bardzo lubią podpuszczać swoich oponentów i zadawać im ciosy poniżej pasa.
Wszystkie chwyty dozwolone
Już od pierwszych godzin przybycia do Chin, goszcząca Cię firma będzie starała się przejąć nad Tobą kontrolę – będą chcieli wiedzieć co, gdzie, z kim i jak robisz, by poznać Twój charakter, a co za tym idzie, wybadać Twoje mocne i słabe strony. Logicznym jest więc, że Twoje słabości zostaną wykorzystane w trakcie rozmowy – jeśli jesteś niecierpliwy, rozmowy będą przedłużane, jeśli lubisz jasne miejsca, pomieszczenie do rozmów może się okazać niedostatecznie oświetlone, a jeśli masz słabość do kobiet z czerwoną szminką, możesz być pewny, że każda osoba płci żeńskiej będzie mieć właśnie taki kolor ust. Zważaj też na to, co mówisz – osoby z Chin nie będą miały oporów, by wykorzystać Twoje słowo przeciwko Tobie, nawet jeżeli w grę wchodzi manipulacja kontekstem.
Popularne są również szantaże emocjonalne i granie wartościami, które są dla Ciebie szczególnie ważne; możesz być pewien, że Chińczycy będą robić wszystko, byś poczuł się ich dłużnikiem i zechciał się im odwdzięczyć ustępstwem za gościnność lub komplement. Klasyką gatunku jest zagrywka pod tytułem „musi Pan wiedzieć, że otrzymaliśmy wcześniej atrakcyjniejszą propozycję od firmy X”, która najczęściej jest zwykłym blefem zmuszającym Cię do ustępstwa. Jeśli zaczniesz ustępować i naiwnie rozdawać obietnice, rozegrasz to bardzo źle – Chińczycy nie mają w zwyczaju oferować nic w zamian za Twoje ustępstwo, więc stosuj zasadę „ukłon za ukłon”. Jeszcze gorzej to rozegrasz, jeśli zaczniesz stosować inwazyjne, agresywne taktyki negocjacji lub stracisz cierpliwość – wówczas „stracisz twarz”, co wiąże się z dużą ujmą w oczach Chińczyków.
Jak zatem właściwie poprowadzić negocjacje?
Negocjowanie z Chińczykami traktuj tak, jakbyś szykował się do batalii na wzór „Sztuki wojny” Sun Tzu; nie miej oporów przed stosowaniem tych samych technik negocjacji, które są uskuteczniane przeciwko Tobie. Jeśli strona przeciwna milczy – Ty także zachowaj ciszę, jeśli Ci schlebiają – odkłoń się i zaskocz podwójnie miłym komplementem, jeśli próbują Cię łapać za słówka – wypominaj im obietnice i słowa, które skierowali wobec Ciebie.
Cierpliwość to słowo klucz, które powinno przyświecać zarówno Tobie, jak i członkom Twojej delegacji. Nie możecie dać po sobie poznać rozdrażnienia, irytacji, zniecierpliwienia, tak samo nie możecie obwarowywać drugiej strony terminami ostatecznymi czy deadline’ami. Nie zdziw się, jeśli po przeciąganych negocjacjach Chińczycy zechcą jeszcze raz negocjować wszystkie warunki – możesz się zgodzić ale tylko w sytuacji, gdy zaproponują większe ustępstwa ze swojej strony, a Twoje obietnice pozostaną w stanie nienaruszonym.
Obok cierpliwości konieczna jest także konsekwencja. Nie zdziw się, jeśli Chińczycy zapytają Cię kilka razy o tę samą kwestię, czasami nawet tymi samymi słowami. Za każdym razem odpowiadaj tak samo, nie ustępuj i nie ulegaj sugestiom. Jednorazowe ustępstwo sprawi, że każda wcześniej ustalona kwestia zostanie ponownie „przemielona” przez proces negocjacyjny. Odrzucaj irracjonalne żądania i niebotyczne oferty, proponując swoje, które stronie chińskiej również mogą się wydać nie do zaakceptowania. Ostatecznie Chińczycy gotowi są na kompromis, do którego Ty także powinieneś być przygotowany – jeśli o tym będziesz pamiętać, znacznie łatwiej będzie dobić targu obu stronom.