Zwyczaje biznesowe w Finlandii

Zapewne wielu z nas skojarzy spotkania biznesowe w Finlandii z wizytą w saunie – jest to myśl jak najbardziej trafna. Poza tym zwyczajem Finowie mają szereg innych zachowań, w których łatwo o faux pas. Co zrobić, gdy po naszej prezentacji usłyszymy głuchą ciszę zamiast serii pytań? Kiedy towarzyska pogadanka będzie niemile widziana, a kiedy można sobie na nią pozwolić? Co się stanie, gdy umówimy się na spotkanie z dnia na dzień? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Biznesowy introwertyzm

Wiele osób odwiedzających Finlandię w celach biznesowych może się zdziwić nieufnością, skrytością, brakiem wylewności ze strony mieszkańców tego kraju. Powitani zostaniemy raczej chłodno, bez uśmiechów czy komplementów – podanie dłoni każdemu, bez względu na wiek czy płeć wyczerpuje rytualne przywitanie i pożegnanie. Niekiedy nawet nie dojdzie do faktycznego spotkania – w wielu sytuacjach wystarczy wymiana maili i skanów dokumentacji, do czego Finowie będą dążyć na każdym kroku. Jowialność, otwartość i rozmowność, które są charakterystyczne dla tak wielu kultur negocjacyjnych, w Finlandii wywołuje odrzucenie, dyskomfort i niechęć do współpracy biznesowej.

Czy chodzi tu o pewnego rodzaju nietolerancje lub fobie? Absolutnie nie – kwestia „biznesowego introwertyzmu” dotyczy natury typowego Fina, który z reguły jest nieśmiały, wycofany, spokojny i statyczny. Ekstrawertycy, a tym bardziej cholerycy nie znajdą tu posłuchu, jeśli eksplodują swoimi emocjami i zaleją nimi skandynawskich kontrahentów. Podczas spotkań i negocjacji warto więc przybrać postawę niezwykle powściągliwą i odzywać się w sytuacji, gdy zostaniemy o to poproszeni lub zapytani.

Uporządkowanie i jednoznaczność

We wcześniejszym akapicie wspominaliśmy o tym, że Finowie nie mają w zwyczaju „rozmowy dla rozmowy”, a rozszerzając – robienia czegoś tylko po to, by to robić. Nie spotkamy się ze small talkiem, podczas prezentacji nie usłyszymy komentarzy czy pytań nie dlatego, że jesteśmy ignorowani, a dlatego, że Finowie lubią pracę statyczną, możliwie bezkontaktową. Biznesowa rutyna mieszkańców Finlandii jest bardzo praktyczna, bez niespodzianek, w sposób uporządkowany, bez zbędnych i rozrywkowych czynności.

Finowie nie pozwalają sobie na niedomówienia czy dwuznaczności, dlatego potrafią wejść w zdanie, by poprosić o skonkretyzowanie, czego absolutnie nie należy rozpatrywać w kategorii braku wychowania. Powinniśmy się wystrzegać ogólników i zdań nieprecyzyjnych, typu „duża dostawa wartościowego towaru dotrze niebawem”. Fin w tym zdaniu przerwaliby trzykrotnie – co oznacza „duża dostawa”, o jakim towarze mowa i kiedy nastąpi wspomniane niebawem? Jeśli wypowiedziane przez nas słowa spotkają się z ciszą, to znak, że wytłumaczyliśmy wszystko zrozumiale. Pozostając w kwestii ciszy – co najmniej połowa spotkania biznesowego upłynie w ten sposób, wysokim nietaktem jest usilne przerywanie ciszy i „ciągnięcie za język” kontrahentów.

Podobnie przeprowadza się negocjacje mające na celu finalizację umowy lub podsumowanie przeprowadzonych rozmów. Finowie nie lubią uciekać się do technik negocjacyjnych, ani tym bardziej nie targują się o cenę. Przyjmują, że zaproponowane im warunki są oparte na przemyślanych kalkulacjach i logicznych argumentach; w taki też sposób formułują swoje propozycje, które z reguły nie podlegają negocjacjom.

Daty, terminy, kalendarze…

Uważa się, że to niemiecki „ordnung” jest światowym synonimem uporządkowania czasowego, punktualności i terminowości. Patrząc jednak na podejście Finów w tej kwestii, nie możemy umniejszać im pieczołowitości i zorganizowania. Umawianie się z dnia na dzień nie ma sensu – z pewnością usłyszymy odpowiedź „nie ma takiej możliwości”. Planując spotkanie, należy zapowiedzieć się z miesięcznym wyprzedzeniem, a w razie zaistnienia przesłanek uniemożliwiających wizytę, natychmiast poinformować o tym drugą stronę.

Co się stanie, jeżeli się spóźnimy? Konsekwencji jest mnóstwo, a do najłagodniejszych możemy zaliczyć chłodne i nieprzyjazne traktowanie. Finowie z napiętym grafikiem po kilkuminutowym spóźnieniu mogą zwyczajnie opuścić miejsce spotkania i powrócić do swoich pozostałych obowiązków. Jeśli rozmowy zaplanowane mamy w godzinach od 8:00 do 8:30, to spóźnienie o 10 minut nie spowoduje wydłużenia spotkania – skończy się ono punktualnie o 8:30.

Należy także pamiętać o godzinach pracy danego miejsca: w większości krajów europejskich przyjętym standardem jest praca od 7-8 do 16-18, w zależności od branży czy wielkości firmy. Finlandia z kolei cechuje się bardzo prostym podejściem: początek pracy w indywidualnej gestii przedsiębiorstwa, koniec o 16:00 w zimie lub o 15:00 w lecie. Należy mieć na uwadze tę kwestię, gdyż dla nas spotkanie biznesowe o 14:30 może być normą, w Finlandii zaś spotkamy się ze zdziwieniem – wszak te godziny przeznacza się na „domknięcie spraw z całego dnia”.

Bonus: co z tą sauną?

Na koniec zostawiamy smaczek, który być może nurtuje wiele osób – dlaczego Finowie tak chętnie spotykają się w saunach i jak się w nich zachować? Odpowiedź na to pytanie jest prostsza, niż się wydaje: to tradycja będąca jednocześnie dziedzictwem narodowym, z którego mieszkańcy Finlandii są szczególnie dumni. Zaproszenie do sauny to wyraz zaufania, chęci nawiązania współpracy i relacji. Odrzucając tę propozycję sprawimy Finowi przykrość, a on sam nas uzna za osoby nietaktowne.

Przychodząc do sauny, powinniśmy wyposażyć się w klapki do przemieszczania się między sauną a natryskami, zabieramy też dwa ręczniki – jeden do owinięcia ciała, drugi do osuszenia się po kąpieli. Do saun wchodzimy wyłącznie w ręczniku lub pareo, nie należy zakładać kostiumów kąpielowych. Przebywając w saunie, relaksujemy się w milczeniu, ewentualną rozmowę prowadzimy na leżakach odpoczynkowych.

Sauna stanowi pewne uznanie za „swojego”, wobec czego można pozwolić sobie na nieco mniej formalne zachowanie. Dozwolony jest small talk na nieinwazyjne tematy: unika się mówienia o sprawach osobistych, polityce, religii czy finansach, chętniej rozmawia się o sporcie. Podobnie jak w Norwegii, tak i tu królują sporty zimowe – warto znać czołowych przedstawicieli z Finlandii. Dobra maniera na spotkaniu w saunie z pewnością zaowocuje powodzeniem rozmów biznesowych.