Podpisanie i ostemplowanie wielostronicowego tłumaczenia w ciągu kilkunastu sekund oraz przesłanie go mailem klientowi? Jest to jak najbardziej możliwe, a w czasach konieczności stosowania dystansu społecznego bardzo przydatne. W dobie pandemii działalność internetowa, która wcześniej była jedynie alternatywą stacjonarnej, stanowi często jedyną możliwość wykonania szeregu czynności prawnych i usługowych. Jednak w jaki sposób załatwić sprawę w urzędzie, czy podpisać otrzymaną umowę, jeżeli bezpośredni kontakt, czy osobiste stawiennictwo jest niemożliwe, a wręcz zakazane? Rozwiązaniem problemu może być kwalifikowany podpis elektroniczny, narzędzie, które pozwoli nam na wykonanie działań na różnych polach, bez wychodzenia z domu.
W tym artykule dowiesz się:
Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny są to dane w postaci elektronicznej, które logicznie powiązane z innymi danymi, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Innymi słowy, podpis elektroniczny zastępuje własnoręczny podpis w dokumentach składanych przez internet. Jest on przyporządkowywany jednej osobie, której wyłącznej kontroli podlegają dane oraz narzędzia przeznaczone do jego składania, zgodnie z art. 3 pkt 1 i 2 Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450).
W jakich czynnościach możemy zatem posłużyć się tym narzędziem? Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwi nam m.in. składanie e-deklaracji ZUS czy e-deklaracji podatkowych, podpisywanie umów i faktur elektronicznych, składanie dokumentów do urzędów administracji publicznej oraz urzędów patentowych, a nawet rejestrowanie działalności gospodarczej.
Podpis elektroniczny w praktyce – wady i zalety
Podpis elektroniczny zyskuje na popularności w całej Polsce, zwłaszcza w obecnej sytuacji. Używany jest między innymi w tłumaczeniach wykonywanych w obrocie transgranicznym. W państwach zachodnich ta metoda jest już stale praktykowana, a dokumenty, w tym także tłumaczenia, opatrzone podpisem elektronicznym cieszą się tam dużą popularnością. Jakie są zalety korzystania z tego narzędzia?
Urzędy, instytucje, firmy stacjonarne, działają na ogół od rana do popołudnia. Będąc rodzicem czy prowadząc własną działalność gospodarczą, często ciężko jest zaplanować dzień w taki sposób, by “wstrzelić się” w godziny otwarcia. Posiadanie elektronicznego podpisu daje możliwość załatwienia konkretnych spraw o dogodnej porze, bez konieczności opuszczania domu, czy firmy. Dokumenty opatrzone takim podpisem mają taką samą ważność i powodują ten sam skutek prawny, co dokumenty podpisane w sposób tradycyjny, dlatego stanowią bezpieczną i wygodną alternatywę dla standardowych metod. Kolejnym atutem korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest ogromna oszczędność czasu, nie tylko związana z brakiem konieczności osobistego stawiennictwa w różnych urzędach, a co za tym idzie: dojazdu, znalezienia miejsca parkingowego, oczekiwania w kolejkach, ale także szybkości przekazywania dokumentów. Dodatkowo, posiadanie podpisu elektronicznego umożliwia nam podpisywanie dokumentów elektronicznych, które, w dzisiejszych czasach, zwłaszcza w dobie pandemii, są coraz częściej praktykowane. Przesyłanie oraz podpisywanie dokumentów drogą elektroniczną stanowi sporą oszczędność pieniędzy oraz papieru. Załatwiając sprawy urzędowe online, nie trzeba wchodzić w dyskusję z pracownikami instytucji, które często nie należą do najprzyjemniejszych form rozmowy. Podpis elektroniczny, dzięki stałej kontroli jego dostawców przez Ministerstwo Cyfryzacji, jest metodą absolutnie sprawdzoną, często bezpieczniejszą nawet od tradycyjnego podpisu, gdyż podpis elektroniczny jest znacznie trudniejszy do “podrobienia”, niż ten standardowy. Jednak największą zaletą tego rozwiązania wciąż pozostaje brak konieczności wychodzenia z domu. Zważając na liczne, naniesione niedawno obostrzenia, wykonywanie czynności urzędowych w tradycyjny sposób nie jest możliwe. Dla wielu osób dostarczanie dokumentów czy wypełnianie wniosków stanowi codzienność. W tym wypadku posiadanie podpisu elektronicznego jest jedyną opcją kontynuowania działań zawodowych. Konieczność przeniesienia wielu czynności do internetu, związana z pandemią, z pewnością przyczyni się do rozpowszechnienia się podpisu elektronicznego.
Jednak decydując się na uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, musimy szczegółowo zapoznać się z dotyczącymi go regulacjami. Elektroniczny dokument, opatrzony takim podpisem, jest ważny jedynie w formie elektronicznej, po wydrukowaniu traci swoją ważność. Ponadto, do posługiwania się podpisem elektronicznym potrzebny jest odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie, które, zwłaszcza dla mikro-przedsiębiorców, może być sporym wydatkiem. Koszty związane z takim podpisem rosną również przy konieczności posiadania go przez więcej, niż jedną osobę w firmie. Kolejną wadą tego rozwiązania jest brak bezpośredniego powiązania pomiędzy podpisem, a cechami osobowymi osoby podpisującej dokument.
Dlaczego przyszłość tłumacza przysięgłego to podpis elektroniczny?
Do niedawna tłumaczenie dokumentów możliwe było tylko dzięki wizycie w biurze tłumaczeń oraz późniejszemu odebraniu przetłumaczonego tekstu w formie papierowej, opatrzonego pieczęcią tłumacza przysięgłego. Dzisiejsza technologia umożliwia wygodniejsze i szybsze rozwiązanie – cały proces może odbywać się online przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z art. 18 ust. 1a Ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1505). W jaki sposób? Tłumaczenie uwierzytelnione, potocznie nazywane przysięgłym, w wersji papierowej, musi być opatrzone własnoręcznym podpisem oraz pieczęcią tłumacza. W wersji elektronicznej dokumenty są uwierzytelnione za pomocą podpisu elektronicznego, który posiada tłumacz. Podpis elektroniczny stanowi nowoczesny certyfikat, który pozwoli na potwierdzenie autentyczności tłumaczenia. W świetle prawa zarówno polskiego, jak i europejskiego, dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza, ma dokładnie taką samą ważność i podlega tym samym skutkom prawnym, co dokument papierowy, podpisany i ostemplowany przez tłumacza przysięgłego. Elektroniczna forma uwierzytelniania cieszy się coraz większą popularnością, ponieważ umożliwia zastąpienie standardowego stemplowania i podpisywania w przypadku dokumentów elektronicznych. Metoda ta stała się szczególnie przydatna w czasach epidemii – bez wychodzenia z domu możemy w bezpieczny sposób otrzymać tłumaczenie przysięgłe. To rozwiązanie będzie zyskiwać coraz szersze grono użytkowników nie tylko podczas pandemii, ale także i po niej, gdyż skraca cały proces zamówienia zarówno dla klienta, jak i tłumacza. Każda strona przetłumaczonego dokumentu, w formie papierowej, musi być podpisana i opieczętowana przez tłumacza przysięgłego, jest to czynność czasochłonna i mozolna, zwłaszcza przy wielostronicowych tekstach. Możliwość uwierzytelniania dokumentów elektronicznych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego znacznie przyspiesza proces zamówienia. W standardowych warunkach uwierzytelnione dokumenty są nam dostarczane pocztą lub kurierem, natomiast dokumenty w formie elektronicznej zostaną do nas doręczone za pomocą poczty elektronicznej. Stanowi to ogromną wygodę, gdyż zamiast oczekiwać na kuriera, otrzymamy dokumenty na adres e mail. Natomiast tłumacz przysięgły, zamiast korzystać z działalności pośredników, samo może elektronicznie przesłać nam przetłumaczony tekst. Zastosowanie kwalifikowanego podpisu jest szybką, wygodną, a przede wszystkim bezpieczną metodą uwierzytelniania dokumentów, dlatego z pewnością zostanie z nami na dłużej, a jego użycie nie wyjdzie z praktyki wraz z dniem zakończenia pandemii.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Możliwość uzyskanie podpisu elektronicznego można odpłatnie uzyskać za pośrednictwem platform internetowych, które nadzorowane są przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę, wymienionych poniżej, certyfikowanych platform znajdziemy również na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji:
- Enigma SOI Sp. z o.o. www.cencert.pl
- EuroCert Sp. z o.o. www.eurocert.pl
- Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. www.kir.com.pl
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
- Asseco Data Systems S.A. (Certum) certum.pl
Proces uzyskiwania podpisu elektronicznego zazwyczaj składa się z następujących kroków:
- Wybieramy certyfikowaną platformę, która oferuje wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Znajdujemy punkt stacjonarny, w dogodnej lokalizacji, w którym chcemy odebrać nasz certyfikat. Listy dostępnych punktów widnieją na stronach platform.
- Dzwonimy do punktu, by upewnić się, że będzie mógł nas obsłużyć – w obecnej sytuacji, ze względu na braki kadrowe, nie wszystkie punkty działają w pełnym wymiarze czasu..
- Na stronie internetowej wybranej przez nas platformy kupujemy certyfikat, za który możemy zapłacić drogą elektroniczną lub przelewem tradycyjnym.
- Następnie ponownie dzwonimy do danego punktu, w celu uzgodnienia daty odbioru dokumentów.
- Odbieramy certyfikat w wybranym punkcie.
Do posługiwania się elektronicznym podpisem, oprócz certyfikatu, potrzebne są także takie narzędzia, jak: oprogramowanie, karta kryptograficzna oraz czytnik kart. Możemy je zwykle nabyć w zestawie z certyfikowanym podpisem na wybranej platformie.
Czynność podpisywania dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardzo prosta. Wystarczy włożyć kartę do czytnika kart, uruchomić oprogramowanie, wybrać przycisk “podpisz” oraz dodać z komputera dokument do podpisania. Po zaaplikowaniu odpowiednich pozycji, należy wpisać we wskazanym miejscu wygenerowany PIN i dokument zostaje podpisany. Cena uzyskania podpisu to od 200 do 300 zł netto rocznie, w zależności od platformy jaką wybierzemy, rodzaju urządzenia do składania podpisu oraz okresu ważności, na jaki zdecydujemy się wykupić certyfikat – im dłuższy okres, tym niższa kwota w skali roku. Do tego należy doliczyć cenę oprogramowania, karty i czytnika, która zwykle nie przekracza 200 zł netto.
Profil zaufany a podpis elektroniczny – co je różni?
Wiedząc już, czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny, warto zestawić go z innym narzędziem – profilem zaufanym.
Profil zaufany stanowi potwierdzenie naszej tożsamości w formie podpisu, który jest przypisany do konkretnego numeru PESEL. Oprócz tego, profil zawiera również imię, nazwisko, adres e-mail oraz login użytkownika. Posiadanie profilu zaufanego umożliwia załatwienie szeregu spraw w urzędzie skarbowym czy w ZUS. Utworzenie takiego profilu, w przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, jest bezpłatne, a jego okres ważności wynosi 3 lata. Po tym czasie można, również darmowo, przedłużyć datę jego ważności. Oba narzędzia mogą być stosowane w kontaktach z urzędami, jednak profil zaufany ograniczony jest wyłącznie do stosowania na platformach urzędowych takich jak : ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, czy praca.gov.p, podczas gdy podpis elektroniczny ma znacznie szersze pole działania – można go używać także do podpisywania dokumentów komputerowych i maili. Aby uzyskać profil zaufany, należy założyć konto na stronie “ profil zaufany”, następnie złożyć wniosek w celu potwierdzenia profilu oraz w ciągu 14 dni zgłosić się osobiście wraz z dokumentem tożsamości do tzw “ Punktu Potwierdzającego “ , których listę można znaleźć pod adresem: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList, by potwierdzić wniosek. Narzędzie posiada ważną cechę, która zwłaszcza w obecnej sytuacji, jest ogromną zaletą – można je uzyskać bez wychodzenia z domu, wystarczy potwierdzić wniosek za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub dzięki bankowości elektronicznej. Kolejnym atutem posiadania podpisu w formie profilu zaufanego jest możliwość uzyskania dostępu do konta przez więcej niż jedną osobę, wystarczy, że każdy z użytkowników jest zarejestrowany na platformie ePUAP. Rozwiązuje to problem dokumentów, które wymagają podpisu minimum dwóch osób. Jednak należy pamiętać, że profil zaufany nie jest alternatywnym narzędziem dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego.Nie może być on stosowany w wielu dokumentach, których opatrzenie możliwe jest wyłącznie dzięki użyciu podpisu kwalifikowanego.