Jednym ze sposobów wyboru wykonawcy zlecenia jest ogłoszenie przetargu. Głównym argumentem przemawiającym za tym rozwiązaniem jest przede wszystkim jego przejrzystość i prawne uregulowanie jego zasad. Podmiot zainteresowany danym towarem bądź usługą publicznie informuje o swoim zapotrzebowaniu. Strony, które są w stanie sprostać jego potrzebom, sporządzają w odpowiedzi na jego ogłoszenie adekwatne i wiążące oferty. Przetarg kończy się, gdy jedna spośród nich (w ocenie zleceniodawcy najbardziej dla niego korzystna) zostaje ostatecznie wybrana.

Ten stosunkowo prosty mechanizm powoduje, że przetargi są coraz powszechniej stosowane na wielu płaszczyznach rynku, w tym również w branży tłumaczeniowej. Wydaje się jednak, że w takim zakresie mają one specyficzny charakter, gdyż bardzo często dotyczą kompleksowej obsługi translatorskiej. Tak sformułowany przedmiot przetargu od razu wskazuje, że skierowany on jest do określonego profilu zleceniobiorcy. Wykonanie różnorakich usług tłumaczeniowych może być bowiem zapewnione jedynie przez biuro tłumaczeń, które prowadzi swoją działalność na szeroko zakrojoną skalę. Dla tego typu oferenta nie ma ograniczeń ani co do formy tłumaczenia (np. ustne, pisemne, przysięgłe), ani co do jego tematyki (np. prawnicze, medyczne, techniczne). Samodzielny tłumacz, w przeciwieństwie do zespołu specjalistów, nie jest w stanie sprostać takim wymaganiom. Kolejną blokadą dla pojedynczych translatorów może stanowić również konieczność uiszczenia wadium gwarantującego niezmienienie warunków oferty i jej niewycofanie.

W procesie sporządzania zapytania ofertowego warto uwzględnić kilka najważniejszych wskazówek:

• Skonstruuj treść swojego przetargu, jasno prezentując swoje zapotrzebowanie (np. tłumaczenia ustne w ramach obsługi translatorskiej spotkań biznesowych).
• Określ precyzyjnie prawa i obowiązki potencjalnego zleceniobiorcy.
• Ustal rodzaj konsekwencji (np. w formie kar finansowych) na wypadek niedotrzymania zobowiązań.

Czym się natomiast należy kierować w przygotowywaniu odpowiedzi na dany przetarg?

• Dokładnie wypunktuj swoją ofertę i opisz jej szczegóły (np. oferowanie usług tłumaczeń przysięgłych w konkretnych językach).
• Zaproponuj orientacyjne stawki, zastrzegając możliwość negocjacji cen.
• W kwestiach niewymagających ścisłych regulacji zaproponuj formułę dwustronnych uzgodnień.